Administración de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son el dinero que los clientes le deben a la empresa por ventas a crédito. Son la segunda etapa del ciclo de conversión del efectivo y se miden con el período promedio de cobro (PPC): el tiempo que pasa desde la venta a crédito hasta que el dinero está disponible en la cuenta de la empresa (Gitman y Zutter, 2012).

El objetivo es cobrar lo más rápido posible sin perder ventas. Para lograrlo se manejan tres aspectos: los estándares de crédito, los términos de crédito y el seguimiento de los cobros (Gitman y Zutter, 2012).

1. Estándares de crédito

Son los requisitos mínimos que un cliente debe cumplir para recibir crédito. Una forma clásica de evaluarlo son las cinco C del crédito (Gitman y Zutter, 2012):

1. Carácter: su historial de cumplimiento de deudas anteriores.
2. Capacidad: si puede pagar, según sus estados financieros y, sobre todo, sus flujos de efectivo.
3. Capital: cuánto se financia con deuda y cuánto con patrimonio propio.
4. Colateral: los activos que puede ofrecer como garantía.
5. Condiciones: la situación de la economía, de la industria y de la operación específica.

Las cinco C no entregan por sí solas un "sí" o un "no": orientan el análisis de quien decide.

¿Conviene relajar los estándares?

Aceptar clientes más riesgosos suele aumentar las ventas, pero también el tiempo de cobro y las deudas que nunca se pagan (incobrables). Para decidir se comparan tres efectos:

• Contribución marginal: unidades adicionales × (precio − costo variable). Los costos fijos no cambian, así que no se consideran.
• Costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar: la inversión se mide al costo, como costo variable anual × PPC ÷ 365, y se multiplica por el costo de oportunidad del dinero.
• Costo marginal de incobrables: incobrables nuevos − incobrables actuales.

Ejemplo: una empresa vende 10.000 unidades al año a $5.000 cada una, con un costo variable de $3.000. Si relaja sus estándares, espera vender 11.000 unidades, pero su PPC subiría de 30 a 60 días y los incobrables pasarían del 1% al 2% de las ventas. El costo de oportunidad es 10% anual.

• Contribución marginal: 1.000 × ($5.000 − $3.000) = $2.000.000
• Inversión actual en cuentas por cobrar: $30.000.000 × 30 ÷ 365 = $2.465.753
• Inversión nueva: $33.000.000 × 60 ÷ 365 = $5.424.658
• Costo de la inversión marginal: ($5.424.658 − $2.465.753) × 10% = $295.890
• Incobrables marginales: $55.000.000 × 2% − $50.000.000 × 1% = $600.000
• Resultado: $2.000.000 − $295.890 − $600.000 = $1.104.110 de ganancia, así que conviene relajar los estándares.

2. Términos de crédito

Son las condiciones de pago que la empresa ofrece. Por ejemplo, "30 netos" significa que el cliente tiene 30 días desde la fecha de la factura para pagar el total.

Muchas empresas ofrecen un descuento por pronto pago para cobrar antes. "2/10, 30 netos" significa que el cliente obtiene un 2% de descuento si paga dentro de 10 días; si no, paga el total a los 30 días. El descuento reduce la inversión en cuentas por cobrar y los incobrables, y puede aumentar las ventas, pero también reduce la ganancia por unidad. Por eso hay que comparar costos y beneficios antes de ofrecerlo (Gitman y Zutter, 2012).

3. Seguimiento del crédito

Consiste en revisar constantemente si los clientes pagan dentro de los plazos acordados, porque los atrasos aumentan la inversión en cuentas por cobrar. Las herramientas más usadas son (Gitman y Zutter, 2012):

• El período promedio de cobro: cuentas por cobrar ÷ (ventas anuales ÷ 365). Si supera el plazo de crédito, hay clientes atrasados.
• La antigüedad de las cuentas por cobrar: una tabla que agrupa las deudas por tiempo de atraso (por ejemplo, 0 a 30 días, 31 a 60 días, más de 60 días) para ver dónde está el problema.

Referencias

Gitman, L. J., y Zutter, C. J. (2012). Principios de administración financiera (12.ª ed.). Pearson Educación.